Interview mit Adrian Näf / Entretien avec Adrian Näf

Der Ratsschreiber – oder die Ratsschreiberin – nimmt in jeder Gemeinde eine zentrale Funktion wahr, und doch gibt es kaum eine einheitliche Definition dieses Berufsbildes. So zeigt sich beispielsweise im Kanton St.Gallen eine beeindruckende Vielfalt an Aufgabenfeldern: Vom Protokollführer und administrativen Leiter über den strategischen Berater der Exekutive bis hin zum Verwaltungsleiter oder Projektmanager.

In einer empirischen Untersuchung im Jahr 2023 habe ich Ratsschreiberinnen und Ratsschreiber von Städten und Gemeinden des Kantons St.Gallen befragt. Dank einer beachtlichen Rücklaufquote von 90 % konnte ein detailliertes Bild dieses Berufes gezeichnet werden.

Neben demografischen Erkenntnissen, wie einem Durchschnittsalter von 42 Jahren und einer Zweidrittel-mehrheit männlicher Stelleninhaber, ergab die Befragung, dass die meisten Ratsschreiber in einem 100 %-Pensum arbeiten und Führungsverantwortung tragen.

Eine klassische Ausbildung für diesen Beruf gibt es im Kanton St.Gallen nicht, dennoch sind die Anforderungen an die Stelleninhaber hoch. Die Mehrheit verfügt über eine Ausbildung auf Stufe Höhere Fachschule oder Fachausweis, wobei insbesondere das Rechtsagentenpatent – eine Besonderheit des Kantons St.Gallen – weit verbreitet ist. Akademische Abschlüsse sind in Städten häufiger anzutreffen als in kleineren Gemeinden. Neben der fachlichen Qualifikation sind Kommunikationsfähigkeit und ein ausgeprägtes politisches Verständnis entscheidende Eigenschaften. Insbesondere letzteres ermöglicht es, die anspruchsvolle Scharnierfunktion zwischen Verwaltung und Politik erfolgreich wahrzunehmen.

Die Analyse verdeutlicht zudem, dass die Gemeindegrösse einen erheblichen Einfluss auf die Aufgabenfelder des Ratsschreibers hat. Während in kleineren Gemeinden oft mehrere Funktionen kumuliert werden, beispielsweise die Leitung weiterer Ämter, konzentriert sich die Tätigkeit in grösseren Verwaltungen stärker auf die strategische Steuerung und Koordination. Auch das Organisationsmodell der Verwaltung hat einen direkten Einfluss auf die Arbeitsbelastung: Während Ratsschreiber in Verwaltungen mit operativem Führungsmodell häufig über eine hohe Arbeitsbelastung klagen, zeigt sich in Verwaltungen mit Geschäftsleitungs-strukturen eine bessere Aufgabenverteilung über die Gesamtorganisation.

Als besonders herausfordernd empfindet rund die Hälfte der Befragten die zunehmende Komplexität der Geschäfte. Rechtliche Fragestellungen, interkommunale Kooperationen und steigende Erwartungen der Bevölkerung an die Verwaltung erfordern nicht nur fachliches Wissen, sondern auch politische Sensibilität und diplomatisches Geschick. Gleichzeitig stellt die politische Fluktuation eine Herausforderung dar, da neu gewählte Behördenmitglieder oft neue Erwartungen und Arbeitsweisen einbringen.

Gezielte Weiterbildungsmöglichkeiten in den Bereichen Public Management, Verwaltungsführung oder politische Strategie könnten hier Abhilfe schaffen. Gerade im Hinblick auf die steigenden Anforderungen und die zunehmende Akademisierung vergleichbarer Funktionen ist es wichtig, den Beruf zukunftsfähig zu gestalten.

Die Untersuchung zeigt, dass der Schreiberberuf weit mehr als Administration und Protokolle ist. Vielmehr agieren Ratsschreiber als Vermittler zwischen Politik, Verwaltung und Bevölkerung, als Gestalter und Koordinator von Verwaltungsprozessen und nicht selten als Garanten für eine funktionierende kommunale Verwaltung. Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, bedarf es einer kontinuierlichen Weiter-entwicklung des Berufsbildes; sowohl in der Ausbildung als auch in der praktischen Ausgestaltung der Funktion.

Abschliessend ist festzuhalten, dass eine Mehrheit der Befragten den Schreiberberuf eher als Berufung, denn als Beruf betrachtet.

Adrian Näf

Ratsschreiber Gemeinde

Niederhelfenschwil

Le ou la secrétaire municipal(e) occupe une fonction centrale dans chaque commune, et pourtant il n'existe guère de définition uniforme de ce profil professionnel. Dans le canton de Saint-Gall, par exemple, on constate une impressionnante diversité de domaines de responsabilité : du rédacteur de procès-verbaux et responsable administratif au directeur administratif ou chef de projet, en passant par le conseiller stratégique de l'exécutif.

Dans le cadre d'une étude empirique réalisée en 2023, j'ai interrogé des secrétaires de conseils municipaux et régionaux du canton de Saint-Gall. Grâce à un taux de réponse remarquable de 90 %, il a été possible de dresser un tableau détaillé de cette profession.

Outre des informations démographiques, telles que l'âge moyen de 42 ans et une majorité de deux tiers d'hommes, l'enquête a révélé que la plupart des secrétaires de mairie travaillent à temps plein et assument des responsabilités de direction.

Il n'existe pas de formation classique pour ce métier dans le canton de Saint-Gall, mais les exigences sont élevées pour les titulaires de ce poste. La majorité d'entre eux ont suivi une formation de niveau école supérieure ou brevet professionnel, le brevet d'agent juridique étant particulièrement répandu, ce qui est une particularité du canton de Saint-Gall. Les diplômes universitaires sont plus fréquents dans les villes que dans les petites communes. Outre les qualifications professionnelles, les compétences en communication et une compréhension politique approfondie sont des qualités essentielles. Cette dernière en particulier permet d'assumer avec succès la fonction charnière exigeante entre l'administration et la politique.

L'analyse montre en outre que la taille de la commune a une influence considérable sur les domaines de responsabilité du secrétaire municipal. Alors que dans les petites communes, plusieurs fonctions sont souvent cumulées, par exemple la direction d'autres services, l'activité dans les grandes administrations se concentre davantage sur le pilotage stratégique et la coordination. 2'200 Le modèle organisationnel de l'administration a également une influence directe sur la charge de travail : alors que les secrétaires généraux des administrations ayant un modèle de gestion opérationnel se plaignent souvent d'une charge de travail élevée, les administrations ayant des structures de direction montrent une meilleure répartition des tâches dans l'ensemble de l'organisation.

Environ la moitié des personnes interrogées considèrent que la complexité croissante des affaires est particulièrement difficile. Les questions juridiques, les coopérations intercommunales et les attentes croissantes de la population envers l'administration exigent non seulement des connaissances spécialisées, mais aussi une sensibilité politique et un sens de la diplomatie. Dans le même temps, la fluctuation politique représente un défi, car les membres des autorités nouvellement élus apportent souvent de nouvelles attentes et de nouvelles méthodes de travail.

Des possibilités de formation continue ciblées dans les domaines de la gestion publique, de la gestion administrative ou de la stratégie politique pourraient y remédier. Compte tenu des exigences croissantes et de l'académisation croissante de fonctions comparables, il est important de rendre la profession durable.

L'étude montre que le métier de secrétaire ne se limite pas à l'administration et à la rédaction de procès-verbaux. Les secrétaires de mairie agissent plutôt comme des intermédiaires entre les politiques, l'administration et la population, comme des concepteurs et des coordinateurs de processus administratifs et, souvent, comme des garants du bon fonctionnement de l'administration communale. Pour relever ces défis, il est nécessaire de développer continuellement le profil professionnel, tant au niveau de la formation que de l'organisation pratique de la fonction.

Pour conclure, on peut retenir qu'une majorité des personnes interrogées considèrent le métier de secrétaire plus comme une vocation que comme un métier.

Adrian Näf

Secrétaire municipal de la

commune de Niederhelfenschwil